Fazer uma boa gestão financeira de um negócio passa sempre por conhecer bem suas fontes de receita e despesas. Para começar a fazer esse processo pode ser muito útil usar uma Planilha Controle de Caixa.
Entender como funcionam as entradas e saídas da sua empresa é um ponto chave para identificar oportunidades e gastos excessivos. Apenas fazendo um bom controle das finanças é possível ter fácil acesso a essas informações.
A princípio pode parecer complexo, mas as empresas que não têm organização financeira costumam ser aquelas com mais dificuldades para se manterem. Isso porque em meio a todas as atividades do dia a dia, os custos com o negócio podem ficar muito maiores do que as receitas.
Além disso, mesmo quando uma companhia tem condições de ter lucro, a falta de organização do caixa pode resultar em atrasos de pagamentos, por exemplo. Esses atrasos acarretam em multas e podem até se tornar dívidas que comprometem os resultados do negócio.
Nesse texto você vai entender a importância do controle de caixa e como fazer isso da forma correta.
O que é fluxo de caixa?
O fluxo de caixa de uma empresa se refere a movimentação de dinheiro em um determinado período. Ou seja, todo dinheiro que entra e sai do caixa da empresa. Assim, conhecer e gerenciar bem esse fluxo, é uma forma garantir a saúde financeira da empresa.
A importância do controle de caixa
Saber de onde vem a receita da sua empresa, ou seja, quem são os clientes e quanto e quando eles te pagam é a uma forma de encontrar novas oportunidades de negócio. Ao mesmo tempo, saber quais são as despesas e quais são os custos essenciais para manter a empresa é fundamental para fazer uma boa gestão financeira.
Por isso, criar maneiras para organizar e controlar o caixa é o que vai permitir que você mantenha o negócio de pé. Com um bom controle de caixa é possível:
- Saber se o montante de receita é superior a montante de despesas;
- Acompanhar os resultados financeiros da empresa e identificar os bons momentos e possíveis problemas;
- Identificar gastos excessivos e no que é possível economizar, bem como oportunidades de novas fontes de receita;
- Antecipar problemas financeiros, ganhando tempo para resolvê-los;
- Facilitar o planejamento financeiro e as decisões estratégicas para o negócio.
Como fazer uma planilha de controle de caixa?
Uma das maneiras mais simples de começar a fazer esse acompanhamento é utilizando uma planilha de controle de caixa. Um documento como esse é o suficiente para documentar a entrada e saída de dinheiro e analisar os resultados.
Para ter a visão completa do seu fluxo de caixa é preciso seguir alguns passos:
1) Inclua o saldo atual
Antes de começar a inserir os gastos e receitas do dia a dia da empresa, o primeiro passo é adicionar o saldo atual. Para isso basta consultar a conta PJ da empresa.
2) Acompanhe todas as entradas e saídas
A partir desse momento é hora de passar a preencher toda a movimentação financeira da empresa. Isso significa adicionar à planilha todas as despesas, mesmo as menores, e todas as receitas.
Esse acompanhamento é feito de acordo com o regime de caixa, ou seja, os valores devem ser levados em consideração na data em que entram ou saem da conta da empresa.
3) Faça uma previsão das próximas movimentações financeiras
Além de adicionar as entradas e saídas conforme acontecem, também é interessante imputar uma previsão. Avalie as contas em aberto para os próximos dias e adicione com os prazos de pagamento. Faça o mesmo com as contas a receber.
Ter essa previsão vai dar mais insumos na hora de identificar quando algo sair da normalidade. Por exemplo, se estava planejado receber R$ 10.000 até o dia 20 do mês, mas no dia 21 tinha menos entradas é sinal de que algo aconteceu. Nesse caso, vale explorar se algum cliente atrasou o pagamento e tentar resolver a situação o quanto antes para não deixar o caixa descoberto.
4) Classifique todas as despesas
Para ter uma visão completa e fazer análises mais eficientes é preciso saber a que se refere cada gasto ou recebimento. Por isso, é fundamental classificar todas as movimentações.
Uma forma de fazer isso é pensar em categorias que facilite suas análises, por exemplo:
Receitas
- vendas
- assinaturas
- juros
Despesas
- folha de pagamento
- matéria prima e produção
- aluguel e contas
- impostos
- serviços
- comissões
No geral, ao usar uma planilha de fluxo de caixa pronta, você já verá algumas categorias. Sempre que necessário altere adicionando novas classificações que façam sentido para o seu negócio.
5) Preencha a planilha diariamente para facilitar
Um ponto importante é criar uma rotina para fazer o fluxo de caixa diário. Ou seja, preencher diariamente a planilha de controle de caixa.
Pode parecer exagerado, mas fazer isso todos os dias vai economizar muito tempo no fim do mês e terá os seus registros muito mais organizados.
Além disso, com um acompanhamento diário você será capaz de antecipar possíveis problemas e resolvê-los mais rapidamente.
6) Faça análises para identificar oportunidades
Uma forma interessante de utilizar a planilha controle de caixa é para identificar oportunidades. Com uma boa gestão financeira do caixa você pode, por exemplo:
- descobrir gastos excessivos que podem ser cortados;
- entender quais as melhores fontes de receita e tirar melhor proveito delas;
- organizar as datas de recebimentos e das contas a pagar para sempre ter dinheiro em caixa.
Ao usar bastante a planilha controle de caixa você irá ganhar familiaridade para tomar decisões com mais rapidez. Assim, quando precisar economizar, vai ser mais rápido escolher em qual categoria é possível cortar despesas.
Todos sabem que não é fácil empreender e manter uma empresa funcionando por muitos anos. E, um ponto chave para o sucesso de um negócio é justamente o controle financeiro.
Só quem se aprofunda na gestão financeira da empresa é capaz de saber qual caminho é o melhor na hora de uma tomada de decisão, por exemplo. Deixar as contas em dia e ter um caixa saudável é essencial para que todo o planejamento estratégico da empresa seja bem sucedido.