O recibo é um documento que está muito presente na rotina das empresas. Afinal, ele é que comprova que determinada negociação foi devidamente quitada, podendo ser desde uma despesa fixa do negócio, serviços terceirizados e até mesmo o pagamento de tributos.
Com esse comprovante em mãos, é possível evitar problemas como contestação de recebimento de dívida, erros de valores duplicados ou situações em que o pagamento pode aparecer como não realizado.
Por ser um documento tão importante, é fundamental que as empresas conheçam os tipos de recibos e os mais adequados para cada situação. Continue a leitura deste artigo e saiba tudo sobre os recibos.
O que é e como escolher um modelo de recibo?
Os recibos de pagamento são documentos que comprovam que determinado pagamento foi efetuado. Esse pagamento pode ser referente a alguma compra de equipamento, um serviço prestado ou outra despesa da empresa.
Além de comprovar a quitação de uma dívida na sua totalidade, o recibo também pode, e deve, ser usado para confirmar o pagamento de parcelas. Para isso, é essencial que a quantidade de parcelas sejam informadas, bem como a qual delas o recibo diz respeito.
Como existem uma grande variedade de situações em que os recibos são utilizados, é importante que você conheça os tipos de recibos para poder escolher o ideal para sua empresa. E é justamente sobre isso que falaremos a seguir. Acompanhe.
Qual é o melhor modelo de recibo para seu negócio?
Existem vários momentos em que a sua empresa pode emitir. Diante de toda a variedade de modelos, como saber qual a ideal para o seu negócio? A resposta é que tudo vai depender do tipo de serviço e pagamento.
Pensando nisso, preparamos uma lista com os 10 tipos de recibos que a sua empresa poderá precisar. Confira!
1. Recibo de pagamento com cheque
Quando se faz um pagamento com cheque, diversos motivos podem fazer com que ele não seja compensado, como erros no preenchimento, cancelamentos e até a falta de fundos.
Por isso, o recibo que irá atestar a quitação dos valores feitos em cheque, só será válido mediante a compensação do título.
Dessa forma, o recibo deverá conter os dados do banco, como o nome e a agência, além do número do cheque, valor e de que o recibo só terá validade mediante a compensação do cheque.
2. Recibo de pagamento em parcelas
Caso você precise emitir recibos de pagamento de parcelas, é fundamental que conste não só o valor, mas a que parcela ele se refere. Por exemplo: referente a parcela 3 de 5, do parcelamento para quitação do débito XYZ no valor total de R$ xxxx…
Outra situação bastante comum é o pagamento antecipado de parcelas. Para recibos desse tipo, é importante descrever a quais parcelas esse pagamento se refere, além da data do seu vencimento.
3. Recibo de pagamento de locação
Agora, se você tem um imóvel ou equipamento alugado, é muito importante que faça os recibos de pagamento todos os meses. Porém, esse recibo é um pouco diferente dos demais.
Veja como declarar apartamento no Imposto de Renda.
Ele precisa conter os dados pessoais do locatário, como nome completo, RG e CPF, além do endereço do imóvel ou descrição do equipamento. Não esqueça de incluir o valor e forma de pagamento no recibo.
4. Recibo de pagamento de mão de obra
Ao contratar algum serviço de mão-de-obra, seja para uma reforma ou construção, é importante sempre fazer um recibo para comprovar o pagamento do serviço. Assim como os outros, o recibo precisa ser feito em duas vias, uma para você e outra para o prestador do serviço.
No momento de confeccionar o recibo, lembre-se de descrever o serviço que foi feito, informando que ele é referente a mão de obra, bem como incluir o valor exato que foi acordado.
5. Recibo de pagamento de dívidas
Talvez esse seja o tipo mais comum, o recibo de pagamento de dívida. Aqui, você estará atestando que a dívida foi paga totalmente ou de forma parcial.
Quando ela for paga em sua totalidade, basta descrever no recibo que o valor pago e o valor da dívida, afirmando que ela está quitada.
Porém, quando o pagamento for parcial, é fundamental indicar que ele é referente a parte da dívida. Portanto, no recibo precisa estar descrito o valor recebido e o total da dívida, informando que ele é referente ao pagamento parcial da mesma.
6. Recibo de pagamento por serviços autônomos (RPA)
O RPA é um modelo de recibo para autônomos prestadores de serviço que não possuem CNPJ. A sua a emissão serve para trabalhos temporários de curto prazo, que não configuram contrato de trabalho ou vínculo empregatício.
Ele difere um pouco dos demais modelos de recibo e necessita de informações como:
- Nome ou razão social do contratante;
- Dados do prestador de serviço, como CPF e número de inscrição no INSS;
- Valor bruto e valor líquido do pagamento sobre o serviço prestado;
- Nome e assinatura do contratante;
- Quantia dos descontos em impostos (INSS, IRRF, ISS).
Ele pode ser feito de forma manual, não precisando um software específico. O mais importante aqui é realizar os cálculos corretamente dos descontos e impostos, por isso é bom contar com o apoio de um contador.
7. Recibo de pagamento a transportador autônomo
Esse modelo de recibo é similar ao anterior, o RPA, caso o transportador não tenha CNPJ. Afinal, o transportador autônomo se enquadra na categoria de prestador de serviços.
A grande vantagem desse tipo de recibo é que o recolhimento dos impostos já são realizados. Assim, o trabalhador não precisa se preocupar.
8. Recibo de pagamento de empregado(a) doméstico(a)
O recibo de pagamento para empregado(a) doméstico(a) é um documento que comprova o recebimento dos devidos valores referente ao mês trabalhado. É importante que tanto o empregador como o empregado(a) fiquem com uma cópia do recibo.
Para a sua confecção, é necessário uma série de informações, como:
- Dados do empregador e empregado(a);
- Data de admissão;
- Cargo;
- Descrição do que está sendo pago (férias, salário, abono, entre outros);
- Descrição dos descontos;
- Mês de referência;
- Valor do INSS, FGTS e IRPF se houver;
- Total líquido e bruto;
- Campo para assinatura de ambas as partes.
9. Recibo de salário
O recibo de salário é muito parecido com o do(a) empregado(a) doméstico(a), no qual constam informações de cargo, salário, descontos e impostos. Além disso, devem estar presentes dados do empregador, do colaborador e a data de admissão.
10. Recibo de quitação antecipada
Por fim, temos o recibo de quitação antecipada. ele é muito utilizado quando uma dívida é paga antes da data de vencimento. Para a confirmação do pagamento, o recibo precisa informar o valor total da dívida, a quantia paga e também os dizeres de que não resta nenhum pagamento pendente.
Qual é a diferença entre nota fiscal e recibo?
O que muita gente não sabe é que existe uma grande diferença entre a nota fiscal e os recibos. Enquanto o recibo tem o objetivo de comprovar que determinada quantia foi paga, a nota fiscal tem a função de comprovar a prestação de um serviço, não comprovando necessariamente seu pagamento.
Outra grande diferença entre esses dois documentos, é que a nota fiscal comprova a transferência de posse de algum bem. Por exemplo: imagine que você vendeu um produto. A nota fiscal atesta que o produto agora é de propriedade do seu cliente, e não mais sua.
Essa dúvida existe pois muitas empresas apenas emitem a nota fiscal mediante o pagamento. Contudo, esse não é sempre o caso e os dois documentos são bastante diferentes.
A importância do recibo
Como você pode ver ao longo deste artigo, o recibo é um documento muito importante para as empresas, independentemente do seu ramo de atuação. Apesar de não ser oficial como uma nota fiscal, ele serve como prova de algum pagamento de dívida e, por isso, deve ser guardado.
Além disso, ele deve ser mantido em boas condições por cinco anos. Isso porque, após esse período, a prestadora de serviços ou vendedora não poderá questionar as contas em atraso judicialmente.